SECRETARIADO

KENNETH ALVARADO A



ALEJANDRA V



11-1



2016

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Funciones Archivísticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

                                                               CONSERVACIÓN ( FUNCIONES)

Generación de los documentos con base a las funciones asignadas 

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia

Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

EQUIPO Y MATERIAL PARA EL ARCHIVO

EDADES DE LOS ARCHIVOS

EDADES DE LOS ARCHIVOS

EDAD DE LOS DOCUMENTOS	1ª EDAD Elaboración o recepción del documento. Uso intensivo	2ª EDAD Documento tramitado. Motivo de recurso o consulta como antecedente. Uso menos frecuente. Va adquiriendo valor histórico.		3ª EDAD Valor histórico
VALORES DE LOS DOCUMENTOS	VALOR PRIMARIO Como instrumento de gestión. Valor administrativo-fiscal-jurídico.	VALOR PRIMARIO Como instrumento de gestión. Valor administrativo-fiscal-jurídico; valor informativo.	VALOR PRIMARIO/VALOR SECUNDARIO Valor jurídico; valor informativo; valor histórico-cultural.	VALOR SECUNDARIO Valor histórico-cultural como testimonio histórico
ARCHIVOS	Archivos administrativos		Intermedio	Definitivo
	De oficina	Central		Archivo histórico
PERÍODOS DE PERMANENCIA	No superior a 5 años	10-15 años	30-50 años	permanente
EXPURGO	Eliminación en oficina: copias, duplicados, documentación informativa. Sin propuesta de eliminación (depuración)	Eliminación en Archivo central de la documentación que en ese plazo carezca de valor. Propuesta de eliminación.	Eliminación en Archivo intermedio de la documentación que en ese plazo carezca de valor. Propuesta de eliminación.	No eliminación. Conservación total.
UBICACIÓN	En las oficinas o departamentos que realizan la gestión.	Depósito central en la institución.	Almacén masivo fuera de la institución.	Edificio ajeno a la institución.
DOMINIO DEL ARCHIVERO	Las unidades administrativas manejan directamente y son responsables. Escasa intervención del archivero (etapa prearchivística – gestión documental).	Dominio total y responsabilidad del archivero (etapa archivística)
NIVELES DE ACCESO / USUARIOS	Administración, ciudadanos. Restricciones de acceso.	Administración, ciudadanos. Restricciones de acceso	Administración, ciudadanos, investigadores. Restricciones de acceso	Investigadores. Sin restricciones de acceso.

ETAPAS

ETAPAS DE LOS ARCHIVOS

http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso/501_INS-GD-AS-008_Instructivo_aplicaci%C3%B3n_de_TRD_y_TVD_transferencias_y_eliminaci%C3%B3n%20(MA).pdf

ARCHIVOS

clasificación

                                  Clasificación de los archivos

Clasificación de los archivos.

Informática mente y de acuerdo a sus elementos o funciones, los archivos se clasifican en:

Archivos de entrada: están compuesto por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada.

Archivos de salida: contienen aquella información que se visualiza desde la computadora.

Archivos de situación: contienen información que es actualizada constantemente.

Archivos constante: están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.

Archivos históricos: están compuestos por datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados.

Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo.

Archivos de maniobra: son un auxiliar; se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución.

cualidades del archivista

LEY 7202

Ley 7202

                                     
                        Ley 7202

 Articulo Número 2

La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y delos archivos de los poderes Legislativo, Judicial, y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.

Articulo Número 3

Todos los documentos con valor científico cultural son bienes inmuebles y forman parte del patrimonio científico-cultural de Costa Rica. La determinación del valor científico-cultural del documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

    
   Artículo Número 8

Los documentos producidos en las instituciones a las que se refiere el Artículo Número 2 de la presente ley, producto de su gestión ,cualquiera que sea su soporte: Papel, Películas, cintas como “disquetes”, serán propiedad de esas instituciones durante su gestión y su permanencia en los respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto en el Artículo número 53 esta ley. Ninguna persona, funcionario o no, podrá apropiarse de ellos. Posteriormente formaran parte del fondo documental que custodia la Dirección General de Archivo Nacional.

Archivista

                                   Taller Archivando para el futuro