SECRETARIADO

KENNETH ALVARADO A



ALEJANDRA V



11-1



2016

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Funciones Archivísticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

                                                               CONSERVACIÓN ( FUNCIONES)

Generación de los documentos con base a las funciones asignadas 

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia

Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

EQUIPO Y MATERIAL PARA EL ARCHIVO

EDADES DE LOS ARCHIVOS

EDADES DE LOS ARCHIVOS

EDAD DE LOS DOCUMENTOS	1ª EDAD Elaboración o recepción del documento. Uso intensivo	2ª EDAD Documento tramitado. Motivo de recurso o consulta como antecedente. Uso menos frecuente. Va adquiriendo valor histórico.		3ª EDAD Valor histórico
VALORES DE LOS DOCUMENTOS	VALOR PRIMARIO Como instrumento de gestión. Valor administrativo-fiscal-jurídico.	VALOR PRIMARIO Como instrumento de gestión. Valor administrativo-fiscal-jurídico; valor informativo.	VALOR PRIMARIO/VALOR SECUNDARIO Valor jurídico; valor informativo; valor histórico-cultural.	VALOR SECUNDARIO Valor histórico-cultural como testimonio histórico
ARCHIVOS	Archivos administrativos		Intermedio	Definitivo
	De oficina	Central		Archivo histórico
PERÍODOS DE PERMANENCIA	No superior a 5 años	10-15 años	30-50 años	permanente
EXPURGO	Eliminación en oficina: copias, duplicados, documentación informativa. Sin propuesta de eliminación (depuración)	Eliminación en Archivo central de la documentación que en ese plazo carezca de valor. Propuesta de eliminación.	Eliminación en Archivo intermedio de la documentación que en ese plazo carezca de valor. Propuesta de eliminación.	No eliminación. Conservación total.
UBICACIÓN	En las oficinas o departamentos que realizan la gestión.	Depósito central en la institución.	Almacén masivo fuera de la institución.	Edificio ajeno a la institución.
DOMINIO DEL ARCHIVERO	Las unidades administrativas manejan directamente y son responsables. Escasa intervención del archivero (etapa prearchivística – gestión documental).	Dominio total y responsabilidad del archivero (etapa archivística)
NIVELES DE ACCESO / USUARIOS	Administración, ciudadanos. Restricciones de acceso.	Administración, ciudadanos. Restricciones de acceso	Administración, ciudadanos, investigadores. Restricciones de acceso	Investigadores. Sin restricciones de acceso.

ETAPAS